El índice de Word no se actualiza después de traducirlo

En localización se suele decir: no traduzcas el índice de Word; traduce los títulos y luego pulsa Actualizar campos o F9. El consejo es correcto si todo el mundo abre el archivo en Microsoft Word de escritorio.

El problema aparece al entregar. Un cliente en WPS, un revisor en la vista previa del navegador o un PDF exportado el mismo día no reconstruyen esos campos. Muestran la instantánea que quedó guardada. Si esa instantánea sigue en el idioma de origen —por ejemplo, el cuerpo ya dice Cultura corporativa y el índice sigue en Chapter 3 Corporate Culture—, la primera página de una traducción terminada parece a medias.

El índice no es una copia en tiempo real de los títulos

El índice automático de Word es un campo TOC. Al generarlo, Word escribe cada entrada —numeración, título, puntos de relleno y número de página— como un resultado visible del campo; en archivos recientes, todo el índice también puede estar envuelto en un control de contenido. Si después cambias un título del cuerpo, ese resultado no se actualiza solo.

Por eso, una herramienta que solo traduce el texto de los párrafos puede dejar el índice en el idioma de origen. Enviar todo el bloque del índice a traducción automática es aún más arriesgado: en la estructura del índice conviven el campo TOC, enlaces a marcadores mediante HYPERLINK \l y campos PAGEREF que muestran los números de página. Si se reescriben esos fragmentos a la fuerza, se rompen antes los números o la navegación.

Muchas plantillas no guardan cada línea del índice como un hipervínculo normal. Usan la forma de campo descrita anteriormente. Las herramientas que solo buscan hipervínculos estándar pueden no reconocer ninguna de las entradas.

WPS, las vistas previas en el móvil y los visores web a menudo no reconstruyen los campos como Word. Muestran el resultado almacenado. Pedir al destinatario que pulse F9 es pedirle que termine la maquetación.

Reconstruirlo a partir de los títulos traducidos, no traducir el índice

SimplifyAI no envía el bloque del índice a traducción. Sincroniza los títulos visibles a partir de los encabezados ya traducidos y conserva la estructura de campos.

En concreto, procura hacer lo siguiente:

• Cambiar solo las palabras del título. El estilo de la numeración y los puntos de relleno no se tocan. Los números de página siguen dependiendo de los campos PAGEREF de Word; SimplifyAI no los recalcula.
• Reconocer los dos tipos de enlace. Hipervínculos estándar y campos HYPERLINK \l. A veces el texto de la instrucción está partido en varios fragmentos y hay que unirlos para encontrar el marcador.
• Actualizar también el prefijo de numeración. Si el cuerpo pasa de Chapter 3 a Capítulo 3, la instantánea del índice se redibuja con la misma regla. Si no se puede leer el número original, se omite la línea: escribir un Capítulo 4 incorrecto es peor que dejar un prefijo visiblemente sin traducir.
• Asociar también los marcadores en líneas vacías. Word a veces abre un _Toc en la línea en blanco anterior al título. En un manual real, unas pocas entradas de más de cien estaban así; si no se detectan, esa línea del índice no cambia.
• Mantener el mismo índice en la vista de revisión y en el archivo descargado. Lo que compruebas en línea debe coincidir con lo que envías.

Al abrir el archivo en Word, si está marcado para actualizar campos, Word volverá a reconstruirlo. Entonces se refrescan los números de página según la nueva paginación. Antes de eso, los títulos que se ven en WPS ya están traducidos.

Qué puede hacer y qué no

La automatización puede actualizar los títulos visibles del índice a partir de los encabezados del cuerpo y cambiar los prefijos cuando la numeración ya se ha localizado.

Conviene abrir el archivo y comprobar que los enlaces llevan al capítulo correcto. Si editaste a mano una entrada y ya no coincide con su título, esa línea no se sobrescribe.

Actualmente no recalcula los números de página. Si cambias un título en Word después de traducir, el índice no se actualiza automáticamente; igual que en Word nativo, tendrás que actualizar los campos. Los índices tecleados a mano, que no son campos, quedan fuera de este flujo.

Para saber por qué un prefijo como Chapter 3 pasa a Capítulo 3, consulta La numeración automática de Word no se traduce. «Página X de Y» en el pie usa otro conjunto de campos; consulta Los números de página de Word no se actualizan después de traducir.

Para qué documentos resulta útil

Entregas a clientes externos en las que no puedes esperar que abran Word y actualicen campos; informes anuales que se convertirán enseguida a PDF, donde ya no se podrán refrescar los campos; y normativas o manuales que los compañeros solo abrirán con WPS.

Conclusión

Un índice parece texto normal, pero debajo hay varias capas de campos. Sube a SimplifyAI un Word con índice automático y abre la misma traducción en Word y en WPS: comprueba si la primera página ya está en el idioma de destino.