規程やマニュアルを英訳したあと、最初のページを開いた時点で問題に気づくことがあります。本文の見出しはすでに Corporate Culture なのに、目次には「第3章 企業文化」が残ったままです。右クリックの「フィールド更新」や F9 を案内されることも多いでしょう。デスクトップ版 Word では有効な場合がほとんどです。問題は、そのファイルを顧客へ送ったあとです。
目次は見出しのリアルタイムコピーではない
Word の自動目次は TOC フィールドです。作成時点で「番号＋見出し＋リーダー線＋ページ番号」を目に見えるフィールド結果として書き出します。新しい形式では目次全体がコンテンツコントロールに包まれることもあります。本文の見出しを後から変えても、この表示結果は自動では変わりません。
そのため、目次の表示結果を処理せず、段落テキストだけを翻訳するツールでは、目次が原文のまま残ることがあります。逆に、目次ブロック全体を機械翻訳にかけるのも危険です。1つの目次項目に、TOC の表示結果、ブックマークを参照する HYPERLINK \l、ページ番号を計算する PAGEREF などが組み合わされていることがあります。これらを無理に書き換えると、ページ番号やリンク先が先に壊れます。
目次項目のリンクには、通常のハイパーリンク要素だけでなく、HYPERLINK \l フィールドが使われることもあります。標準のハイパーリンクしか見ないツールでは、目次項目を対応付けられません。
WPS、スマートフォンのプレビュー、ブラウザ上の閲覧では、多くの場合 Word と同じようにはフィールドを再構築しません。ファイル内に保存されているスナップショットをそのまま表示します。納品物で「相手側で F9 を押してください」と案内するのは、レイアウト作業を閲覧者に委ねることになります。すぐに PDF へ書き出せば、フィールドはそれ以降更新できません。
目次自体を翻訳せず、翻訳済み本文から反映する
SimplifyAI は目次ブロックを翻訳対象として送りません。表示される見出しは、すでに翻訳された本文の見出しから同期し、目次内のフィールド構造は残します。
具体的には、できる限り次のように処理します。
- 見出しの文字だけを置き換えます。 章番号のスタイル、リーダー線、ページ番号は変更しません。ページ番号は引き続き Word の
PAGEREFであり、こちらで再計算することはありません。 - 2種類のリンクに対応します。 標準ハイパーリンクと、東アジア版テンプレートでよく使われる
HYPERLINK \lフィールドです。命令テキストが複数の断片に分かれている場合もあるため、結合して対応するブックマークを探します。 - 番号の接頭辞も合わせて更新します。 本文の「第3章」が
Chapter 3に変わった場合、目次スナップショット内の古い「第3章」も同じルールで描き直します。元の章番号を読み取れない場合はこの処理をスキップします。誤ってChapter 4と書くほうが、未翻訳の接頭辞が残るより問題になるためです。 - 空行にあるブックマークも対応付けます。 Word では、
_Tocブックマークが見出しではなく、その直前の空行から始まることがあります。実際のマニュアルでは100件以上のうち数件がこの形式で、対応付けられないとその行は更新されません。 - 校正プレビューとダウンロードファイルで同じ目次を表示します。 ファイル側は同期済み、画面上は原文のまま、といった食い違いを避けます。
Word でファイルを開く際、フィールド更新の指定がある場合は、Word がさらに再構築します。このタイミングで、新しいページ区切りに応じてページ番号が更新されます。それ以前でも、WPS で見える見出しは翻訳済みです。
現在できること・できないこと
本文見出しに基づいて目次内の表示見出しを更新すること、番号がローカライズ済みの場合に目次の接頭辞を更新することは、自動で処理できます。
ただし、ファイルを開いて一度は確認することをおすすめします。目次リンクが正しい章に移動するかを確認してください。本文見出しと一致しない手修正済みの目次項目は、安全のため自動では上書きされません。
現在は対応していないこともあります。ページ番号の再計算は行いません。翻訳後に Word で見出しを再編集した場合、目次は自動追従しません。これは Word 標準の動作と同様で、フィールドを自分で更新する必要があります。フィールドではなく手入力で作られた目次も、この処理の対象外です。
番号ラベルが「第3章」から Chapter 3 に変わる理由は、Wordの見出し番号が翻訳されない原因と対処法 をご覧ください。フッターの「3ページ／全36ページ」は別のフィールドです。Word翻訳でページ番号が固定・未翻訳になる原因と対処法 もあわせてご確認ください。
向いているファイル
外部顧客に送るため、相手が Word でフィールドを更新することを期待できない納品物。すぐに PDF 化する年次報告書のように、変換後はフィールドを更新できないファイル。社内の閲覧環境が WPS だけの規程やマニュアル。
まとめ
目次は通常のテキストに見えても、その下には複数層のフィールドが重なっています。自動目次を含む Word ファイルを SimplifyAI にアップロードし、同じ翻訳ファイルを Word と WPS の両方で開いて、最初のページがすでに対象言語になっているか確認してください。