法務、人事、事業部門では、Wordの契約書に小さな修正を加える場面が日常的にあります。契約期間、金額、効力発生日など、修正自体は一行でも、文書全体との整合性を保ち、後から変更箇所を確認できる状態にしなければなりません。
単純な置換で済まないのはそのためです。有期労働契約の期間を変えると、対象となる労働者の条件、署名欄の開始日、別紙の記載にも影響することがあります。AIは関連箇所の検索と比較を支援できますが、DOCX全体を読めること、元のファイルに変更を書き戻せること、そして法的判断を人に残すことが前提です。
ここでは、日本の架空の有期労働契約書を考えます。本文には、2026年4月1日から2029年3月31日までの3年契約と書かれています。金曜日の午後、この契約を5年に延長するよう依頼されました。
本文だけを見れば、終了日を2031年3月31日に変えればよいように思えます。
AI Editingに依頼する
DOCXをSimplifyAIにアップロードし、AI編集セッションを開いて、次のように入力します。
有期労働契約を5年に延長してください。
AI編集アシスタントは契約期間の条項を特定し、元の日付と期間に関する記載を文書全体から検索します。しかし、すぐに修正計画を確定せず、最初の確認事項を提示します。
[労働基準法第14条]https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000049#Mp-Ch_2-At_14では、有期労働契約の期間は原則として3年が上限です。高度の専門的知識等を有し、その知識を必要とする業務に就く労働者、または満60歳以上の労働者との契約などでは、5年までの例外があります。
そのため、アシスタントは次のように質問します。
5年の有期契約は、原則3年の上限に対する例外要件の確認が必要です。対象者は高度の専門的知識等を必要とする業務に就く方、または満60歳以上の方に該当しますか。それとも、3年のまま法務・人事の確認事項として残しますか。
アシスタントが対象区分を推測することはありません。ここでは、人事記録で対象者が満60歳以上であることを確認し、5年契約として進めるよう回答したとします。
本文の開始日を基準にすると、アシスタントは当初、2026年4月1日から2031年3月31日までと計算します。続けて署名欄を確認したところ、別の問題が見つかります。
本文の契約開始日は2026年4月1日ですが、署名欄の契約開始日は2026年10月1日です。5年間はどちらの日付から計算しますか。
署名欄の日付を正しいものとして、次のように回答します。
2026年10月1日を基準にしてください。契約期間は2026年10月1日から2031年9月30日までです。
この回答により、4月1日を基準にした最初の計算は使えなくなります。AI編集アシスタントは古い終了日の提案を残したまま新しい日付を重ねるのではなく、以前の案を取り下げて契約期間の条項を再計画します。
その後、文書内の関連日付を再検索します。労働条件通知書の開始日がまだ4月1日のままであることを確認し、同じ基準日にそろえる変更候補として提示します。一方、日付を含む署名や押印が画像になっている箇所は、このセッションでは直接変更せず、確認事項として人に戻します。
最終的な計画は、必要な範囲に絞られます。
- 本文の有期労働契約を2026年10月1日から2031年9月30日までに変更する
- 労働条件通知書の開始日と契約期間を同じ日付にそろえる
- 画像内の署名、押印、日付は人が確認する
このセッションの価値は、AIが5年契約の可否を決めることではありません。法定上限の例外要件と開始日の不一致を見つけ、判断が必要な点を人に返し、回答によって前提が変わったときに古い計算を破棄できることにあります。
Wordの変更履歴で確認する
レビュー画面では、実行可能な修正と人が確認する項目が分けて表示されます。「変更履歴を残す」は既定で有効なので、テキストの修正を承認してそのまま計画を実行できます。履歴が不要な場合はチェックを外します。
処理後にダウンロードするファイルは通常のDOCXです。法務や人事はMicrosoft Wordの「校閲」画面で挿入・削除を確認し、変更ごとに承諾または拒否できます。変更者は「承認者名 (AI Editing)」と表示されるため、誰が承認したかを追跡しつつ、その人が後で行う手作業の修正とも区別できます。
AIに任せない判断
AI Editingは、文書全体の検索、関連箇所の提示、前提変更後の再計画、承認されたテキストの書き戻しを支援します。一方、対象者が労働基準法第14条の例外に該当するか、5年契約が適切かという判断は行いません。本記事も法的助言を提供するものではなく、最終確認は法務、人事または専門家が行う必要があります。
不足している情報を推測して補うこともありません。このセッションで解決できない箇所は、位置と根拠を添えた人による確認事項として計画に残します。
自社のテンプレートで試す
Word形式の契約書をアップロードし、契約期間について一つの具体的な変更を依頼してみてください。別の条項や署名欄にある関連情報を見つけられるか、ダウンロードした文書の変更履歴が承認した計画と一致しているかを確認できます。